Elektronische Kommunikation

Die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.

1. Zugangseröffnung

Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation durch Sie eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf der Homepage der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein übersenden.

Darüber hinaus nimmt die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die Sie auf dem in Ziffer 5 beschriebenen Weg abfragen können.

E-Mails dürfen eine Dateigröße von 15 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.

Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z. B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierten Abläufe oder Programmierungen (z. B. Makros) beinhalten.

E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden ebenfalls nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein keine weitere Mitteilung.

2. Formfreie elektronische Kommunikation

Für eine formfreie elektronische Kommunikation steht Ihnen die E‑Mail-Adresse rathaus@vg-hm.de zur Verfügung. Alternativ können Sie auch die auf unseren Briefköpfen sowie die in dieser Webseite ausgewiesenen E-Mail-Adressen verwenden. Diese E-Mail-Adressen und sonstige elektronische Zugänge zur Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein erreicht, können Sie sich - wie unter Ziffer 4 beschrieben - als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) registrieren und Nachrichten über die VPS versenden.

3. Formgebundene elektronische Kommunikation

Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung ersetzt werden.

Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen nach Registrierung als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) (siehe Ziffer 4) dieser Service zur Verfügung. Über diesen können Sie mit einer elektronischen qualifizierten Signatur versehene Dokumente direkt aus der VPS heraus an die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein senden.

Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2 genannten Voraussetzungen und Hinweise.

4. Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)

Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.

Zur Registrierung wählen Sie bitte unter www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden.

Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter www.rlp-service.de.

5. Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten

Die von der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter https://mdi.rlp.de/de/service/kontakt/virtuelle-poststelle/ im Bereich des Menüpunktes "Technische Voraussetzungen". Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der unterstützten Signaturkarten erfolgen.

6. Ansprechpartner

Für Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein sind wir per E-Mail edv@vg-hm.de erreichbar.

7. Rechtliche Hinweise

Die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Hunsrück-Mittelrhein sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.